Como consultar os portfólios do projeto?

Todos os projetos devem estar vinculados com no mínimo um portfólio, pois são os portfólios que agrupam os projetos com o intuito de alcançar um objetivo estratégico específico.

Para consultar um portfólio já cadastrado, clique sobre o menu ‘Portfólio’ e em seguida clique na funcionalidade ‘Portfólio’.

Consulte os portfólios cadastrados na tabela ‘Resultado da consulta’.

 Para cadastrar um novo portfólio, clique no botão ‘Novo’.

Caso você queira consultar quais são os portfólios associados a um determinado projeto já cadastrado, consulte o projeto em questão e acesse a aba ‘Portfólio’.

Como consultar um projeto?

Para consultar um projeto já cadastrado, clique sobre o menu ‘Projetos’ e em seguida clique na funcionalidade ‘Projetos’.

Dessa forma será aberta a tela de consulta na qual você deve preencher os campos disponíveis como parâmetros.

Para efetivar a busca, acione o botão ‘Consultar’.

 Não é necessário informar todos os campos, pois eles servem somente como filtros para refinar o resultado da busca.

Na tabela ‘Resultado da consulta’ serão exibidos todos os projetos de acordo com os parâmetros informados.

Acione o ícone de edição  ao lado do projeto desejado para visualizar os dados do projeto.

Riscos – Riscos

Conceito: Situações ou incertezas que podem ocorrer durante a execução do projeto que podem ser evitadas ou minimizadas se alguma ação for tomada preventivamente.
O registro destas informações é fundamental para, na fase de Planejamento, programar ações e acompanhamentos que minimizem possíveis impactos ou atrasos inclusive para outros projetos do próprio órgão ou do Estado. A partir desta base de dados o governo pode identificar os Riscos e Oportunidades mais recorrentes e agir de forma integrada.

Regra: 1) Para cada Premissa do projeto deverá ser apontado ao menos 01 Risco direto, caso a situação considerada Verdadeira não se concretize; 2) Na fase de Iniciação o “Status” do risco deve ser considerado como “Mapeado”;

Erro comum: 1) Citar apenas riscos diretos das premisas de forma agrupada e desconsiderar as diferentes situações ligadas à mesma Premissa; 2) Considerar apenas riscos comuns e óbvios para preenchimento do campo, desconsiderando a importancia de mapear situações que podem comprometer o resultado do projeto; 3) Considerar apenas Riscos negativos e desprezar as possíveis Oportunidades de otimização de recursos (materiais e humanos) , novos negócios; Integração das ações entre órgãos para otimizar a integração com a comunidade/cidadãos;

Riscos – Premissas

Conceito: 1) São situações ou fatores associados ao escopo do projeto que, para fins de Planejamento, são assumidos como verdadeiro e que se tornam fundamentais para o sucesso do projeto durante a fase de Execução, porém não necessariamente pode ser controlada pelo Gestor ou equipe. Porém, por serem consideradas VERDADES, caso não ocorram irão gerar algum tipo de problema. Desta forma, pode-se dizer que toda Premissas gera um ou mais Riscos para o Projeto.

Ex: 1) Obtenção de Licenças ambientais. Neste caso, se existir a necessidade de licenciamento ambiental, parte-se do presuposto que as licenças serão obtidas conforme os ritos do processo no IMA = VERDADE. Porém, o processo pode indicar algum impedimento ambiental (Inviável) ou o rito do processo levar mais tempo que o estimado (Atraso) ou ainda indicar compensação ambiental que aumente o valor do projeto (Custo). Apenas neste exemplo é possível perceber 03 riscos associados à uma mesma Premissa.

Erro comum: 1) Considerar Requisitos como Premissas.

Localização

Conceito: 1) Marcar apenas os municípios onde serão realizadas ações diretas, com entregas e valores definidos. 2) Não considerar os municípios que são indiretamente afetados; 3) Se for alguma estruturação física ou administrativa na sede, mas que tem melhorias no serviço em todo estado, considerar apenas a município /localização da sede da Secretaria/Órgão

Erro comum: 1) Incluir “Estado de Santa Catarina” de forma generalizada; 2) Não preencher unidade e valor por município

Partes Interessadas – Stakeholders

Conceito: Indicar órgãos, entidades, grupos ou até pessoas específicas que serão impactados pelo projeto de alguma forma. Este levantamento serve de base para que na fase de planejamento a equipe do projeto possa avaliar a melhor forma de interagir com cada Stakeholder, desde o Secretário/Presidente do órgão, como empresas contratadas, comunidade da área afetada, órgãos de comunicação do governo, servidores, prefeituras, cooperativas, turistas, órgãos de regulamentação/aprovação, etc. Devem ser consideradas todos agentes (pessoas/empresas/organizações) que possam influenciar ou ser inlfuenciados, negativamente ou positivamente, pelas ações do projeto.
O registro destas informações é fundamental para minizar possíveis riscos ou potencializar oportunidades, inclusive para outros projetos do próprio órgão ou do Estado. A partir desta base de dados o governo pode agir de forma integrada com estes Stakeholders para melhoria dos projetos.

Regra: 1) Cada projeto deve ter 01 stakeholder com papel de “Homologador“, que deve ser o Secretário/Presidente ou alguém formalmente indicado por ele. 2) Membros da equipe que ainda não possuem cadastro no SICOP/GPP podem ser incluídos com o papel de “Equipe”, porém devem providenciar o acesso, de modo a ser transferidos para o Campo “Equipe”; 3) Todos os órgãos, entidades ou grupos citados nos outros campos do projeto devem ser considerados stakeholders.

Erro comum: 1) Citar apenas o Homologador; 2) Gestor da setorial ser o Homologador; 3) Deixar de citar órgãos, entidades ou grupos que foram citados na descrição do projeto.

Partes Interessadas – Equipe

Conceito: Indicar as pessoas que tem função no planejamento e execução do projeto que estão diretamente envolvidas nas entregas. Nesta fase de Iniciação do projeto podem ser indicadas as principais pessoas envolvidas na concepção, mas posteriormente cada pessoa com responsabilidade nas entregas deve ter cadastro no GPP e ser inserida no projeto como equipe. O sistema GPP permite incluir pessoas de fora do governo, basta pedir permissão de acesso.

Regra: Cada projeto deve ter apenas 01 Gestor de projeto Setorial, sendo este o principal responsável pelo projeto. O restante da equipe deve ser cadastrada com outra função no projeto. Obs: 1) Pretendemos aprimorar a ferramenta e inserir novas funções conforme analise da demanda dos órgãos. 2) Cada projeto terá um gestor que não precisa necessariamente ser a pessoa responsável pelo planejamento/projetos no órgão. Pessoas diferentes do mesmo órgão podem assumir a função de gestor do projeto, a depender da característica do mesmo.

Erro comum: 1) Incluir mais de 01 Gerente de projetos Setorial, 2) Não definir um Gerente de projeto Setorial, 3) Não inserir outros membros da equipe, 4)Inserir pessoas que não tem função no projeto.

Indicadores

Conceito: ESTA ABA DE INDICADORES É UMA DAS MAIS IMPORTANTES PARA ANÁLISE DE GOVERNO, POIS DEVE APONTAR OS REAIS BENEFÍCIOS E IMPACTOS QUE O PROJETO VAI ENTREGAR. POR ISSO A IMPORTÂNCIA DE INFORMAÇÕES CORRETAS E COM EMBASAMENTO. Sugestão: Caso houver algum documento detalhando estudos ou levantamentos de informações que embase os Indicadores, Custos de manutenção ou operação após o término do projeto ou Benefícios, este arquivo pode ser anexado no GPP na aba “Documentos do projeto” para que a base da informação não seja perdida.

Regra:
1) Preencher os itens de Gravidade, Urgência e Tendência (GUT),
2) Estimar custo mensal de operação ou manutenção após o término do projeto (Obs: Se não houver custo previsto,devido à característica do projeto, ou porque outra instituição será responsável pela operação, isso deve ser citado em forma de texto no campo “Descrição dos Custos:”
3) Preencher ao menos um destes campos: Aumento da Receita ou Redução da Despesa ou Impactos Econômico e/ou Social com informações pertinentes e realistas.

Erro comum: Deixar em branco; Preencher informações com pouco critério de análise ou extremamente genéricas apenas para preencher o campo.

Identificação do Projeto – Resumo entrega

Conceito: Elencar as etapas e produtos que serão realizadas durante a execução do projeto, de preferência em ordem cronológica, para que se tenha uma noção lógica do cronograma. Ideal é que as entregas estejam alinhadas com itens descritos nos Requisitos, assim como com as pessoas que compõe a Equipe do projeto. Ideal é iniciar com uma fase de Planejamento detalhado do projeto antes do início da execução.

Importante deixar claro quais ações ou entregas finalizam o projeto, pois todo projeto precisa ter um término. Se o projeto é a implantação de uma ação continuada (Processo), deve se estabelecer um período definido de ACOMPANHAMENTO ou MANUTENÇÃO com o objetivo de avaliar os resultados do projeto, assim como apontar como será feito o o acompanhamento do Processo após o término do Projeto

Erro comum: Citar benefícios das entregas; Citar detalhamento das entregas como quantidades ou frequência (isso são Requisitos do produto); Deixar de considerar etapas de: 1) Contratação (TR + Licitação), 2) Obra/reforma, 3) Instalação e teste de equipamentos técnicos/eletrônicos, 4) Criação e produção de material didático para capacitações/eventos, 5) Manutenção/Acompanhamento por período específico, etc…